Política de tratamiento de datos personales

VetKode [razón social y NIT por confirmar] es responsable del tratamiento de los datos personales de las clínicas que contratan el Servicio (datos de la cuenta, del equipo y de facturación).

Respecto a los datos de los propietarios de mascotas y de sus mascotas, que cada clínica ingresa a VetKode para gestionar su propia operación, VetKode actúa como encargado del tratamiento: procesa esa información por cuenta y bajo instrucción de la clínica, que es la responsable del tratamiento frente a sus propios clientes.

• De la clínica y su equipo: nombre, correo electrónico, teléfono, rol dentro de la clínica y credenciales de acceso.
• De los propietarios de mascotas (ingresados por la clínica): nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección, cuando la clínica los registra.
• De las mascotas: especie, raza, edad, peso, historia clínica y demás información veterinaria registrada por la clínica.
• Datos de pago: procesados directamente por Wompi. VetKode no almacena números completos de tarjetas de crédito o débito.
• Datos de uso: información técnica de sesión (cookies de autenticación) necesaria para mantener tu sesión iniciada.

Usamos los datos personales para:

• Crear y administrar la cuenta de la clínica.
• Prestar las funcionalidades del Servicio (agenda, historias clínicas, facturación, portal del propietario, entre otras).
• Procesar pagos y facturación, incluyendo la facturación electrónica ante la DIAN cuando el plan la incluye.
• Enviar notificaciones operativas por correo electrónico o WhatsApp (por ejemplo, recordatorios de citas o de vacunas, confirmaciones de pago).
• Brindar soporte técnico y responder solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

Para operar el Servicio, compartimos datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento, bajo las instrucciones y los acuerdos de confidencialidad correspondientes:

• Wompi, para el procesamiento de pagos en línea.
• Resend, para el envío de notificaciones por correo electrónico.
• Meta (WhatsApp Business Platform), para el envío de notificaciones por WhatsApp, cuando la clínica activa esta función.
• Factus, como proveedor tecnológico autorizado para la generación de facturación electrónica ante la DIAN.
• Nuestro proveedor de infraestructura y base de datos.

Algunos de estos proveedores pueden procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, exigimos que ofrezcan niveles de protección adecuados conforme a la normativa aplicable.

Como titular de tus datos personales, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

Si eres propietario de una mascota y tus datos fueron registrados por una clínica veterinaria, puedes ejercer estos derechos directamente ante esa clínica, que es la responsable del tratamiento de tu información. También puedes contactarnos y te dirigiremos a la clínica correspondiente.

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a privacidad@vetkode.com, indicando tu nombre, el derecho que deseas ejercer y los datos que permitan identificarte. Responderemos dentro de los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (15 días hábiles para consultas, 2 días hábiles para reclamos de trámite urgente).

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o alteración, incluyendo cifrado de contraseñas, control de acceso por rol y por clínica, y comunicación cifrada (HTTPS).

VetKode Adopta es el espacio del Servicio donde refugios y fundaciones publican animales en adopción y el público general puede solicitar adoptarlos. Los datos que recolectamos aquí son distintos de los descritos en la Sección 2 y VetKode es responsable directo de su tratamiento (no encargado, a diferencia de los datos que una clínica ingresa sobre sus propios propietarios):

• De las organizaciones: nombre del refugio o fundación, ciudad, teléfono y correo de contacto, y el nombre y correo de la persona que registra la cuenta.
• De quienes solicitan adoptar: nombre, correo, teléfono (opcional) y el mensaje enviado junto con la solicitud — sin crear ninguna cuenta ni contraseña.

Usamos estos datos únicamente para conectar a la organización con la persona interesada y permitirle revisar y responder la solicitud desde su panel — nunca se publican junto al animal ni se comparten con otras organizaciones. Antes de recolectarlos, tanto el formulario de solicitud como el de registro de organización piden tu autorización expresa para este tratamiento. Los mismos derechos descritos en la Sección 5, y el mismo canal de la Sección 6, aplican también a estos datos.

Los datos personales se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas y mientras exista una relación contractual vigente, salvo que la ley exija un período de conservación distinto (por ejemplo, información tributaria asociada a facturación electrónica).

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o del Servicio. Publicaremos la fecha de la última actualización al inicio de este documento.